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为保障本会档案资料的原始性、真实性和安全性,保障本商会各项工作的正常开展,特制定档案资料管理规定如下:


一、档案资料的范畴

1、财务资料。会计、出纳所记载的一切账簿、原始凭据,所有财务报表、报销凭据、银行往来凭证,所有收支凭证;

2、会议资料。提交会议(会员代表大会、理事会、常务会长会议、会长会议)等研究的提案,以及会议议程,会议决议,会议纪要等;

3、会员资料。会员提供的入会申请表、身份证复印件、企业工商营业执照副本的复印件、照片、文字资料、通信地址、联系方式等;

4、书刊资料。复印的书籍、会刊、简报、宣传资料,刊载商会信息的报纸、杂志及其他信息资料;

5、文件资料。商会自成立以来,上报、下发的所有正式文件、函件。政府有关部门,特别是工商联发给商会的文件、函件等;

6、函件资料。以商会及秘书处的名义,发出的所有函件、通知等;

7、组织相关活动的资料。业务洽谈、信息交流,座谈会、茶话会、联欢会、团拜会、投资考察、培训学习等相关资料;

8、档案资料包括:纸介质、磁介质、及电子介质等载体形式。


二、档案资料的搜集整理

1、由办公室牵头,负责搜集整理和督促各部门搜集整理;

2、各分管专项工作的人员,负责在完成每一件工作后,及时汇总资料,按要求整理归档;

3、每年12月份,应将当年的工作资料汇总,整理成该项工作的年度档案资料并归档。

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